MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Phòng Trợ lý Điều hành (EAO) có chức năng tham mưu – điều phối – tổ chức – giám sát thực thi thông tin, hoạt động và chương trình hành động từ/đến Ban Lãnh đạo, nhằm đảm bảo chất lượng điều hành, hiệu quả chiến lược và mạch thông tin thông suốt trong toàn Công ty.

1. Hoạt động Đối ngoại

• Đề xuất kế hoạch đối ngoại phù hợp với định hướng phát triển của Công ty.
• Duy trì và phát triển quan hệ cấp Ban Lãnh đạo với:
• Cơ quan nhà nước, bộ ngành, địa phương tại Việt Nam và quốc gia nơi CMC đầu tư.
• Đại sứ quán, lãnh sự quán, tổ chức quốc tế, tổ chức phi lợi nhuận và hiệp hội nghề nghiệp.
• Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp chiến lược; chuyên gia, nhà tư vấn trong và ngoài nước.
• Tổ chức các sự kiện đối ngoại: tiếp khách, ký kết, hội nghị, hội thảo, lễ tân, phiên dịch…
• Chuẩn bị tài liệu cho Ban Lãnh đạo khi tham gia sự kiện đối ngoại: bài phát biểu, báo cáo, hồ sơ liên quan.
• Tháp tùng và hỗ trợ lãnh đạo trong hoạt động đối ngoại, đảm bảo lịch trình, chất lượng triển khai.
• Tham gia trực tiếp và theo dõi các dự án hợp tác chiến lược theo phân công của Ban Lãnh đạo.

2. Thư ký & Tổ chức Cuộc họp cấp Ban Lãnh đạo

• Quản lý lịch làm việc của Ban Lãnh đạo (họp nội bộ, công tác, đón tiếp…).
• Tổ chức các cuộc họp tuần/tháng/quý/năm và họp đột xuất theo yêu cầu.
• Chuẩn bị tài liệu, điều phối lịch trình, hậu cần, cơ sở vật chất phục vụ họp.
• Ghi biên bản, phát hành kết luận họp, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ triển khai sau họp.

 3. Điều phối Thông tin & Hỗ trợ Quản trị các Đơn vị

• Tiếp nhận, tổng hợp và phân luồng thông tin từ các đơn vị để báo cáo Ban Lãnh đạo, đảm bảo chính xác – kịp thời – có chọn lọc.
• Tổng hợp, tóm tắt nội dung và sắp xếp thứ tự ưu tiên các tài liệu, hồ sơ trình lên Ban Lãnh đạo.
• Tư vấn cho đơn vị về cách trình bày, lựa chọn nội dung, hình thức báo cáo trước khi trình ký.
• Truyền đạt phản hồi và chỉ đạo từ Ban Lãnh đạo đến các đơn vị.
• Cập nhật và highlight các thay đổi, rủi ro, vấn đề trọng yếu của từng đơn vị.
• Làm cầu nối hai chiều, duy trì dòng thông tin xuyên suốt giữa các phòng/ban và Ban Lãnh đạo.

4. Tổng hợp & Báo cáo Sản xuất Kinh doanh

• Thu thập dữ liệu từ các đơn vị, lập báo cáo SXKD theo tháng/quý/năm.
• Xây dựng báo cáo điều hành, báo cáo chuyên đề phục vụ lãnh đạo ra quyết định.
• Thực hiện nghiên cứu sơ bộ theo yêu cầu: thị trường, ngành, đối thủ, mô hình quản trị, benchmark…
• Trình báo cáo theo mẫu của Tập đoàn, đảm bảo đầy đủ – chính xác – đúng hạn.

5. Hỗ trợ điều hành & Quản lý Dự án theo phân công của Ban Lãnh đạo

• Thiết lập mục tiêu, kế hoạch, cấu trúc, timeline dự án theo chỉ đạo.
• Cập nhật tiến độ, báo cáo milestone, highlight điểm nghẽn, rủi ro.
• Theo dõi và hỗ trợ việc xử lý các vấn đề theo chỉ đạo từ lãnh đạo.
• Truyền đạt chỉ đạo điều hành tới tổ dự án; làm đầu mối truyền thông nội bộ dự án.
• Tổ chức họp định kỳ/đột xuất, điều phối hậu cần, truyền thông kết quả dự án

NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA TRƯỞNG PHÒNG EAO

• Quản lý, phân công và giám sát toàn bộ hoạt động của EAO
• Tham mưu Ban Điều hành trong công tác hỗ trợ, đối ngoại và giám sát dự án chiến lược
• Đảm bảo các báo cáo, tài liệu, sự kiện và hoạt động hỗ trợ Ban Điều hành được triển khai đúng tiến độ và chất lượng
• Đại diện EAO làm việc, điều phối thông tin với các Khối/Đơn vị

YÊU CẦU

• Trình độ chuyên môn: Đại học trở lên (Quản trị Kinh doanh, Quan hệ Quốc tế, Luật,...); ưu tiên có chứng chỉ quản lý dự án/quản trị điều hành.
• Ngoại ngữ: Thành thạo 4 kỹ năng tiếng Anh (IELTS ≥7.0 hoặc tương đương); ưu tiên biết thêm ngoại ngữ khác (Nhật/Hàn/Trung).

Kinh nghiệm:

• Tổng thể: ≥ 5 năm kinh nghiệm làm việc.
• Chuyên môn: ≥ 3 năm trong lĩnh vực trợ lý cấp cao, điều phối điều hành hoặc dự án chiến lược.
• Quản lý: ≥ 1 năm kinh nghiệm quản lý nhóm hoặc bộ phận

• Kiến thức: Hiểu rõ cơ chế vận hành doanh nghiệp, chiến lược phát triển tổ chức, nghiệp vụ đối ngoại.
• Kỹ năng: Lãnh đạo, điều phối, phân tích – tổng hợp, viết báo cáo; thành thạo MS Office, PowerPoint, Power BI là lợi thế.
• Tố chất & phẩm chất: Tư duy hệ thống, bản lĩnh, chủ động, giữ bí mật thông tin tốt, tác phong chuyên nghiệp.

THU NHẬP

• Lương tháng thỏa thuận theo năng lực của ứng viên
• Thu nhập năm lên tới 14 tháng lương/năm (bao gồm lương và thưởng KPI cá nhân)
• Gói phúc lợi Lễ, Tết, Sinh nhật Tập đoàn 9 triệu/năm
• Xét tăng lương định kỳ 1 lần/năm. Hoặc tăng lương đột xuất theo thành tích cá nhân

ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN

• Chính sách phát triển, thăng tiến theo Career Path có lộ trình với từng vị trí, từng phòng ban.
• Cơ hội tiếp cận với các công nghệ mới nhất: Cloud, Big data...
• Cơ hội làm việc trong Công ty là Top 1 đối tác tư vấn và cung cấp, triển khai giải pháp Chuyển đổi số, Bảo mật, Cloud cho tổ chức và doanh nghiệp tại Việt Nam

ĐÃI NGỘ VÀ VĂN HÓA

• Thời gian làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu; Nghỉ thứ 7 & Chủ Nhật.
• Nghỉ phép: 12 ngày/ năm + 1 ngày nghỉ hưởng lương vào dịp sinh nhật bản thân CBNV
• Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp theo chế độ nhà nước ban hành.
• Chế độ bảo hiểm nâng cao: CMC Care
• Chế độ đãi ngộ thai sản nâng cao dành cho nhân viên nữ
• Du lịch hàng năm 1 tuần, teambuilding/dã ngoại định kì
• Tham gia các Câu lạc bộ của Công ty và các chương trình trải nghiệm nhân viên đa dạng và phòng phú
• Môi trường làm việc sáng tạo, đổi mới dựa trên 4 giá trị cốt lõi là 4C (C-Speed, Creativity, Commitment, Customer Centricity)